Korak 1. Razjasnite uslove obezbeđivanja zamenskog aparata
Dobavljač može obezbediti zamenski aparat odmah nakon prijave kvara, nakon dijagnostike ili ako popravka na licu mesta nije moguća. Od toga zavisi rok za zamenu.
Proverite za koje kvarove se obezbeđuje zamena i koji su izuzeci predviđeni, na primer kod nepravilnog korišćenja. Zamena može zavisiti i od dostupnosti slobodnih aparata. Ako odgovarajućeg aparata nema, potrebni su dogovoreni naredni koraci i kontakt odgovorne osobe.
Korak 2. Dogovorite rok za puštanje u rad
Odgovor podrške, dolazak servisera i puštanje zamenskog aparata u rad predstavljaju različite faze. Obećanje „serviser će doći u roku od 24 sata“ ne određuje kada će kafić ponovo moći da priprema napitke.
U uslovima treba navesti:
od kog događaja počinje računanje roka;
da li se računaju samo sati u okviru radnog vremena ili svi protekli sati;
kako se obrađuju prijave uveče, vikendom i praznicima;
da li obećani rok obuhvata isporuku, povezivanje i proveru rada.
Za vaš kafić je važan rok do kojeg će aparat biti postavljen, povezan i proveren. Rokovi su potrebni i za pojedinačne faze. Ako dođe do kašnjenja, važno je znati kome se obratiti za novi rok puštanja u rad.
Korak 3. Proverite da li zamena odgovara vašem kafiću
U najprometnijim satima zamenski aparat treba da prati vaše porudžbine, uključujući napitke sa mlekom. Ista marka ili isti broj grupa na kojima se priprema espreso nisu dovoljni: aparat treba da postiže potreban tempo pripreme kafe i pravljenja mlečne pene.
Pre isporuke treba proveriti da li napajanje, potrebna električna snaga, dovod vode, odvod i dimenzije aparata odgovaraju uslovima u kafiću. Potrebni su odgovarajući nosači filtera sa korpicama za mlevenu kafu (portafilteri) i pribor. Proverite kompatibilnost sa mlinom za kafu, odnosno da li portafilter staje ispod dozatora.
Postavljanje, podešavanje i upoznavanje osoblja sa zamenskim aparatom najbolje je dogovoriti unapred. Pri puštanju u rad pripremite napitke iz vašeg menija.
Korak 4. Razjasnite troškove i obračun naknade za iznajmljivanje tokom zastoja
Besplatno korišćenje zamenskog aparata ne podrazumeva besplatnu isporuku, postavljanje i odvoz. U ponudi treba navesti ove troškove, uključujući vraćanje prvobitnog aparata, i precizirati šta je uključeno u cenu. Doplate mogu zavisiti od uzroka kvara, lokacije kafića ili termina dolaska servisera.
Naknada za iznajmljivanje može nastaviti da se obračunava i tokom potpunog zastoja. Način plaćanja i eventualnu korekciju obračuna zbog kašnjenja zamene najbolje je dogovoriti unapred. Proverite da li navedeni iznosi uključuju porez na dodatu vrednost (PDV).
Korak 5. Dokumentujte predaju i vraćanje aparata
Pisani zapis o predaji pomaže da se izbegnu nesporazumi. U dokumentu navedite model, serijski broj, stanje, sadržaj kompleta i rezultat provere rada.
Za period korišćenja zamenskog aparata potrebna su pravila održavanja i uslovi odgovornosti za oštećenja. Dogovorite trajanje korišćenja, vraćanje popravljenog aparata, odvoz zamenskog i termin ponovnog postavljanja.
Tipične greške
Poistovećivati rok dolaska servisera sa rokom ponovnog početka rada.
Pristati na „sličan aparat“ bez provere karakteristika.
Podrazumevati da su isporuka i postavljanje uključeni u cenu.
Oslanjati se na usmena obećanja.
Česta pitanja
Da li zamenski aparat mora biti iste marke?
To zavisi od uslova iznajmljivanja. Za vaš kafić je važnije da aparat odgovara opterećenju, meniju i postojećim priključcima.
Da li se obezbeđuje i zamenski mlin za kafu?
To je zasebno pitanje za dobavljača. Uslov o zamenskom aparatu za kafu ne podrazumeva zamenu druge opreme.
Da li se plaćanje iznajmljivanja može obustaviti tokom zastoja?
Odgovor zavisi od dogovorenog načina obračuna i njegove korekcije. Ne treba pretpostavljati da se obaveza plaćanja automatski ukida.
Zatražite ponudu za iznajmljivanje uz podatke o lokaciji kafića, meniju i opterećenju u najprometnijim satima. Tražite da uslovi servisiranja i obezbeđivanja zamenskog aparata budu navedeni u pisanom obliku.